Indicateur 8 Qualiopi : Positionnement et acquis

Présentation de l'indicateur 8

L’indicateur 8 du référentiel Qualiopi se concentre sur un élément essentiel : le positionnement et un diagnostic préalable des acquis de vos apprenants avant le début de la formation. Il vise à mesurer si un écart est présent entre votre contenu et les attentes du bénéficiaire.

Pourquoi est-ce important ?

• Pour s’assurer que les prérequis de la formation correspondent aux acquis de l’apprenant ;
• Pour maximiser l’efficacité pédagogique de vos formations ;
• Pour limiter les situations d’échec et améliorer vos taux de réussite.

En d’autres termes, vous devez vous assurer que l’apprenant bénéficie d’une formation parfaitement adaptée à son niveau et à ses besoins. Un positionnement adéquat garantit une efficacité optimale de l’apprentissage et augmente considérablement les chances de réussite.

Concrètement, cela implique que votre organisme de formation doit :

1. Élaborer des procédures de positionnement claires ;
2. Mettre en place des outils d’évaluation pour les acquis initiaux ;
3. Adapter ou réorienter le parcours de formation, au besoin.

Indicateur 8 : Quel est le niveau attendu ? 

Pour répondre à cet indicateur 8 de Qualiopi, il est nécessaire de mettre en place un système complet et adapté d’évaluation des apprenants en amont de la formation. 

Cette procédure de positionnement doit inclure :

• Des outils d’évaluation spécifiques : créez des tests adaptés à chaque formation et assurez-vous qu’ils correspondent aux compétences réellement nécessaires ;
• Une procédure claire pour analyser les données récoltées auprès des bénéficiaires : définissez des critères d’évaluation précis, puis établissez une grille de lecture claire des résultats ;
• Une véritable adaptation de la formation en fonction des résultats obtenus : ajustez le contenu selon les résultats du positionnement et prévoyez des parcours alternatifs si nécessaire. 

L’objectif est de bien cerner les acquis de chaque apprenant et de cibler ses besoins spécifiques. L’évaluation ne se limite pas à un formulaire, elle constitue un véritable outil pour orienter et assurer le succès de vos futurs apprenants.

En ce qui concerne la gestion des prérequis :

• Si votre formation en exige, assurez-vous de les vérifier et de conserver les preuves de cette vérification. Cela permettra de justifier vos décisions d’admission.

• Si votre formation n’en exige pas, effectuez malgré tout une évaluation initiale pour déterminer le niveau de départ de chaque apprenant. Cette évaluation, sous forme de questionnaire, d’entretien ou de test, permet d’évaluer le niveau des participants pour adapter la formation à leurs besoins.

L’objectif est de s’assurer que les apprenants peuvent suivre la formation et de personnaliser leur parcours pour optimiser l’apprentissage.

Considérons l'organisme de formation d'IFM, un centre de formation professionnelle spécialisé dans les automatismes industriels depuis l’an 2000 et reconnu Qualiopi en 2017. Il offre une formation intitulée « Formation Système pour la surveillance vibratoire et le diagnostic de l’état des machines ». Le programme de formation inclut des prérequis : 

• “Connaissances de base en instrumentation industrielle et/ou vibratoire” : IFM peut évaluer ses candidats sur ce point via différentes modalités, telles qu’un formulaire détaillé, un entretien personnel ou la fourniture de preuves d’expérience professionnelle (telles qu’un CV ou un portfolio) ;
• “Connaissances de base en informatique et réseaux” : Ce prérequis étant également mentionné, une évaluation est à prévoir. Là encore, IFM peut envisager plusieurs tests de positionnement (questionnaire, quizz, test pratique, questions lors d’un entretien, etc.).

Il est important de noter que le programme ne fournit pas de détails sur les modalités d’évaluation spécifiques. Cependant, la mention des prérequis démontre que l’organisme de formation vérifiera que les candidats possèdent les bases nécessaires avant de les intégrer à la formation.

En fonction des résultats du positionnement, IFM peut :

• Approuver l’inscription si le niveau est approprié ; 
• Proposer une mise à niveau préalable, en cas d’adaptation aux publics ;
• Orienter les participants vers une formation de base si les prérequis ne sont pas remplis.

Cette démarche garantit que les participants pourront suivre efficacement la formation et manipuler les équipements spécifiques (accéléromètres, boîtiers de diagnostic, logiciels) prévus dans le programme. L’organisme de formation assure l’homogénéité du groupe et maximise les chances de succès de chaque apprenant.

Quelles preuves apporter pour l'indicateur 8 ?

Pour obtenir la certification Qualiopi, il ne suffit pas d’affirmer que vous évaluez vos apprenants. Vous devez le prouver ! L’indicateur 8 demande de fournir des preuves tangibles que le processus de positionnement existe et est mis en place.

Quels sont les éléments que vous pouvez fournir ? Voici quelque exemple de preuves :

• Des traces écrites des évaluations : gardez précieusement tous les documents attestant d’une l’évaluation initiale (tests, questionnaires, comptes-rendus d’entretiens, grilles d’analyse, etc.). L’idée est de démontrer que vous avez bien évalué les compétences de chaque apprenant avant le début de la formation ; 
• Des exemples de parcours adaptés : montrez comment vous avez adapté le contenu de la formation en fonction des résultats du positionnement. Présentez un programme ajusté selon les évaluations initiales pour un apprenant ;
• Vos procédures de positionnement : expliquez clairement comment vous évaluez les apprenants. Avez-vous des critères précis (diplôme ou certificats du bénéficiaire) ? Quels outils spécifiques employez-vous (QCM, grille d’évaluation) ? Proposez à l’auditeur un document qui présente le processus d’évaluation, vos critères d’admissions, vos conditions d’accès à la formation, les prérequis clairement définis.
• Si vous appliquez des prérequis ou des conditions d’accès, vous devez fournir la preuve que vous les appliquez.
• S’il n’y a pas de prérequis, l’absence de ces derniers doit être affichée.

N’oubliez pas : tous les documents doivent être à jour, cohérents et refléter vos pratiques réelles. Le but est de démontrer que le test de positionnement ne constitue pas une simple formalité, mais un élément central de votre démarche qualité.

Nos conseils pour réussir l'indicateur 8

Voici une méthodologie et nos conseils pour répondre à l’indicateur 8 de Qualiopi :

1. L’évaluation initiale sert à mieux connaître le bénéficiaire : vous ne devez pas être dans une démarche de notation ou classement des bénéficiaires. L’objectif est de connaître le niveau initial des apprenants afin d’adapter votre formation à leurs besoins. 
2. Utilisez des outils adaptés et variés : utilisez différents outils d’évaluation selon votre public cible et le type de compétences visées. Il peut s’agir de questionnaires à choix multiples, d’exercices pratiques, de mises en situation, d’entretiens ou encore de tests. Vous pouvez également combiner plusieurs méthodes pour une évaluation plus approfondie.
3. Créez un processus d’évaluation clair et transparent : formalisez le processus d’évaluation et expliquez-le aux apprenants. La transparence renforce la confiance.
4. Formez votre équipe pédagogique : assurez-vous que tous les évaluateurs comprennent la procédure. Standardisez les méthodes d’évaluation et organisez des séances de formation si nécessaire.

Entrez dans une démarche d’amélioration continue : analysez régulièrement les résultats des évaluations pour identifier les points forts et les points faibles. Ajustez vos méthodes et outils pour améliorer constamment la qualité des formations. Documentez ces ajustements pour montrer votre engagement dans une démarche d’amélioration continue.

Comment un logiciel de gestion peut aider sur l'indicateur 8 ?

SmartOF est un logiciel de gestion et d’automatisation conçu spécifiquement pour répondre aux exigences du référentiel Qualiopi. Il permet de mettre en place des questionnaires pré-formation : test de positionnement, évaluation des pré-acquis etc. Vous pouvez ensuite y avoir accès facilement pendant vos audits.

SmartOF simplifie la création et la diffusion de questionnaires en amont de la formation. Les apprenants remplissent leurs questionnaires en ligne, ce qui permet un accès rapide aux résultats pour l’organisme de formation. Le logiciel s’assure que la procédure de positionnement a été réalisée par chaque apprenant. Adieu aux papiers, bonjour à l’efficacité ! 

Le logiciel stocke en toute sécurité et facilité d’accès tous les comptes-rendus de validation des prérequis.

Avec SmartOF, vous disposez de toutes les preuves nécessaires pour démontrer votre conformité à l’indicateur 8 : les réponses aux questionnaires pédagogiques, les comptes-rendus de validation, les évaluations des formateurs, etc. Tout est centralisé et facilement exportable, prêt à être présenté à l’auditeur.

Exemple concret avec SmartOF : Avant le début d’une formation, chaque participant se connecte à l’Extranet et évalue son niveau de compétence sur une échelle de 1 à 10 pour chaque compétence visée par la formation. Les formateurs ont ensuite accès à une synthèse de ces auto-positionnements, ce qui leur permet d’adapter leur pédagogie et le contenu de la formation aux besoins spécifiques du groupe. Toutes ces données sont conservées dans SmartOF et constituent des preuves tangibles pour l’audit Qualiopi.

En résumé, SmartOF vous permet de gérer efficacement l’indicateur 8 en automatisant les évaluations, en centralisant les données et en vous fournissant des preuves tangibles et accessibles. Un allié précieux pour obtenir et maintenir votre certification Qualiopi.

Précisions sur l'indicateur 8

Obligations spécifiques de l'indicateur 8 

Pour les formations certifiantes : il faut porter une attention particulière à la cohérence des prérequis. La capacité du prestataire doit être de démontrer que les prérequis d’entrée en formation correspondent aux exigences de la certification professionnelle visée, qui est inscrite au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) ou au Répertoire spécifique (RS). Ce lien direct entre les exigences de la certification et les prérequis de la formation est essentiel pour garantir la pertinence du parcours et maximiser les chances de succès des apprenants. Cette démarche fait écho à l’indicateur 7 Qualiopi, qui se concentre sur la compatibilité entre le programme de formation et les compétences requises pour la certification.

Non-conformité de l'Indicateur 8

L’indicateur 8 de Qualiopi exige un processus rigoureux d’évaluation des acquis au début de la formation. En cas de non-respect, une non-conformité peut survenir.

Non-conformités mineures :

Une non-conformité mineure est généralement observée lorsque le dispositif d’évaluation existe, mais qu’il comporte des lacunes. Par exemple :

• Un test de positionnement incomplet : il ne couvre pas l’ensemble des compétences et des connaissances nécessaires à la formation ;
• L’absence de suivi individualisé : l’évaluation initiale n’est pas approfondie par un suivi individuel qui permettrait d’affiner le positionnement de l’apprenant ;
• Des critères d’évaluation inadaptés : les critères d’évaluation ne correspondent pas entièrement aux objectifs de la prestation.

Non-conformités majeures :

Une non-conformité majeure est plus grave et peut entraîner la non obtention de la certification Qualiopi. Elle survient lorsque le processus d’évaluation fait défaut ou n’est pas appliqué :

• Une absence de procédure : il n’y a aucune procédure d’évaluation des acquis ;
• Des procédures non appliquées : des procédures existent, mais elles ne sont pas mises en œuvre dans la pratique ;
• La non-prise en considération des résultats : les résultats des évaluations ne servent pas à adapter le contenu ou la pédagogie de la formation.

Faites attention aux non-conformités. L’objectif principal de l’indicateur 8 est de s’assurer que chaque apprenant reçoit une formation adaptée à son niveau et à ses besoins. 

Attentes spécifiques pour les nouveaux entrants

Il n’y a pas d’attentes spécifiques pour les nouveaux entrants.