Indicateur 9 Qualiopi : Information des conditions de déroulement

Présentation de l'indicateur 9

L’indicateur 9 concerne l’information fournie aux apprenants au sujet des modalités de déroulement de la formation. Autrement dit, le prestataire informe le public bénéficiaire des conditions de déroulement de sa prestation. Ce dernier, qui s’applique à tous les organismes de formation, met en avant la transparence et la clarté, des éléments essentiels pour favoriser l’apprentissage de vos apprenants.

Cette communication préalable à l’entrée en formation revêt une importance particulière, notamment pour ces raisons :

• Elle permet aux apprenants d’aborder leur formation en toute sérénité ;
• Elle pose les bases d’une relation de confiance entre l’organisme et l’apprenant ;
• Elle optimise l’efficacité pédagogique de vos prestations.

Concrètement, l’indicateur 9 exige que vous fournissiez à vos futurs apprenants toutes les informations nécessaires pour qu’ils abordent leur formation en toute sérénité. Imaginez fournir un guide complet, une véritable feuille de route, détaillant chaque aspect de la formation :

• Le calendrier et les horaires : jours et heures des sessions, rythme de la formation ;
• Le contenu : compétences visées, programme détaillé, méthodes pédagogiques utilisées ;
• Les informations pratiques : le lieu de la formation, les transports, la restauration etc. ;
• Les modalités d’évaluation : méthodes d’évaluation des acquis, critères de réussite ;
• Les supports : matériel pédagogique mis à disposition, accès aux plateformes en ligne ;
• L’accompagnement et le suivi : modalités d’accompagnement personnalisé, disponibilité des formateurs ;
• L’accessibilité à la formation : aménagements pour les personnes en situation de handicap.
• Les règles d’hygiène et de sécurité ;

En fournissant ces informations claires et précises en amont, vous permettez aux apprenants de se projeter dans leur formation et de bien préparer leur parcours. C’est une preuve de votre professionnalisme et cela contribue directement à la réussite de vos apprenants.

Indicateur 9 : Quel est le niveau attendu ? 

Pour satisfaire aux exigences de l’indicateur 9 de la certification Qualiopi, votre organisme de formation doit formaliser et diffuser de manière structurée l’ensemble des informations relatives à l’accueil et au déroulement de ses prestations.

L’information doit être structurée et accessible. Privilégiez des supports clairs et concis, adaptés aux différents canaux de communication (site web, brochure, e-mail, etc.) et aux besoins de vos apprenants.

Une communication exhaustive doit couvrir les éléments suivants :

• Les modalités d’accueil des apprenants : comment les apprenants seront-ils accueillis ? Point de contact, informations pratiques sur le lieu de formation (organisation des journées, horaires, rythme de la formation) ;
• Pour les formations à distance (FOAD) : les modalités d’accès à la plateforme d’apprentissage (LMS, Learning Management System ou plateforme d’apprentissage en ligne) et l’assistance pédagogique et technique ;
• L’identité et les coordonnées des référents pédagogiques et administratifs ;
• Le déroulé détaillé des séances de formation ;
• Les aspects logistiques (l’hébergement, la restauration, le transport) ;
• Les dispositions en matière de santé et de sécurité : consignes et procédures ;
• Les modalités d’accessibilité et d’accompagnement pour les personnes en situation de handicap.

Important : Pour les prestations réalisées en sous-traitance, l’organisme certificateur évaluera cet indicateur en fonction des missions qui vous sont spécifiquement confiées.

Prenons l’exemple de FORMAVISION. C’est un organisme certifié Qualiopi pour la réalisation d’actions de formation. L’organisme est spécialisé dans le domaine de l’autisme et du polyhandicap, c’est-à-dire du handicap complexe.

Dans sa fiche descriptive pour la formation « Connaissances actualisées sur les TND », FORMAVISION illustre bien la mise en application de l’indicateur 9. On y trouve notamment les informations clés suivantes :

• Le contenu de la formation : détaillé par journée et thème (par exemple : « JOUR 1 - 7 h — Quelques notions de base : troubles, maladies, lésions ? Qu’est-ce qu’un TND ? ») ;
• Le profil du formateur : psychologue, enseignant ou orthophoniste spécialisé dans l’accompagnement des personnes autistes ;
• Les conditions d’accès : un entretien téléphonique préalable est prévu afin d’analyser les besoins, d’ajuster le contenu, de vérifier les prérequis et d’identifier les besoins spécifiques liés au handicap ;
• Le public cible de la prestation : des professionnels intervenant auprès de personnes avec TND ;
• Les méthodes d’évaluation : des ateliers, questionnaires, QCM et questionnaire de satisfaction ;
• Les moyens pédagogiques : présentation PPT, vidéos, analyses de cas, ateliers pratiques et discussions. La configuration matérielle de la salle est également spécifiée ;
• L’accessibilité handicap : FORMAVISION s’engage à adapter la formation et à mobiliser des ressources externes si nécessaire ;
• Les contacts : les coordonnées complètes des contacts pédagogiques, administratifs et pour les questions liées au handicap.

Cet exemple montre comment une fiche descriptive bien conçue permet de répondre aux exigences de l’indicateur 9. L’organisation, la clarté et l’exhaustivité des informations permettent aux futurs apprenants de choisir leur formation en toute connaissance de cause.

Quelles preuves apporter pour l'indicateur 9 ?

L’indicateur 9 de Qualiopi exige une bonne communication sur l’accueil et le déroulement des prestations. Pour prouver que vous êtes en conformité lors de l’audit, vous devez fournir des preuves tangibles. Voici quelques pièces que vous pouvez fournir :

• Le règlement intérieur : il définit les règles de vie au sein de l’organisme de formation ;
• Le livret d’accueil : il présente l’organisme, ses services et les informations pratiques pour les apprenants. Comme pour le règlement intérieur, montrez à l’auditeur que vous fournissez ce document à vos bénéficiaires avant le début de la formation ;
• Les règles d’hygiène et de sécurité du prestataire : si la formation se déroule en entreprise, le règlement intérieur de l’entreprise s’applique en matière de santé et de sécurité ;
• Les informations pratiques concernant l’accès à la formation (transports en commun, hébergement à proximité, etc.)
• Les convocations de vos apprenants : elles doivent spécifier les dates, horaires et lieux de formation ;
• Vos conditions générales d’utilisation (CGU) : elles encadrent l’utilisation des services de l’organisme ;
• Une fiche d’information sur les référents, ou un organigramme : noms et coordonnées des référents pédagogiques et administratifs ;
• Vos modalités d’accès, de suivi et d’accompagnement des personnes en situation de handicap : décrivez les aménagements et dispositifs mis en place.

En cas de formation à distance, vous pouvez présenter les preuves suivantes :

• Accès au LMS : expliquez comment vos apprenants accèdent à la plateforme d’apprentissage en ligne ;
• Assistance technique et pédagogique : détaillez les ressources et supports disponibles ;
• Séquences de formation à distance : précisez l’organisation et le déroulement des sessions en ligne (durée, évaluation, etc.).

Les informations peuvent être envoyées par email, courrier, affichés ou mis en ligne. Elles doivent être accessibles aux bénéficiaires, y compris les mineurs dont l’information sera transmise aux responsables légaux.

Les documents doivent être clairs, concis et faciles à comprendre. Mettez les à jour pour refléter les pratiques actuelles. Assurez-vous qu’ils sont faciles d’accès pour les bénéficiaires et l’auditeur lors de la certification.

Nos conseils pour réussir l'indicateur 9

Après avoir conclu un accord avec votre prochain élève, il est crucial d’établir une procédure claire pour informer les bénéficiaires.

Voici un exemple de démarche à suivre :

1. Créez un dossier d’information pour chaque apprenant :

Dès qu’une inscription est confirmée, créez un dossier pour chaque élève. Incluez dans ce dossier les documents suivants :

• Une convocation nominative pour chaque apprenant avec les détails de la formation (dates, heures, lieu, contacts) ;
• Un livret d’accueil décrivant l’organisme, ses services (restauration, Wi-Fi, etc.) et ses règles de vie (règlement intérieur) ;
• Une fiche d’informations pratiques avec un plan d’accès, des informations sur les transports en commun, les hébergements et les contacts des référents ;
• Une fiche pour les modalités d’accès aux personnes handicapées. Elle informe sur les aménagements possibles et la procédure à suivre ;
• Vos CGU ;
• Si vous proposez une formation à distance, intégrez tous les éléments et informations pour accéder à la plateforme en ligne.

2. Transmission du dossier d’information :

Le dossier est envoyé par email à chaque apprenant. Une version papier peut être envoyée par courrier ou remise en main propre. Les responsables légaux doivent recevoir le dossier pour les mineurs.‍

3. Vérification et mise à jour :

Ce processus doit être régulièrement revu pour assurer sa pertinence et son efficacité. Les informations doivent être mises à jour pour refléter les changements de l’organisme et des règlements.

Comment un logiciel de gestion peut aider sur l'indicateur 9 ?

Choisir un logiciel de gestion pour les OF, comme SmartOF, facilite grandement l’obtention de l’indicateur 9 pour la certification Qualiopi. En effet, notre logiciel est utile pour plusieurs points : 

• SmartOF automatise l’envoi des documents nécessaires, tels que le règlement intérieur, le livret d’accueil, les CGU et les informations sur l’accessibilité. 
• SmartOF génère et envoie automatiquement les convocations personnalisées aux apprenants. SmartOF saisit automatiquement toutes les informations nécessaires de la formation : dates, horaires, lieu, contacts, modalités d’accès, etc.
• SmartOF assure la traçabilité de vos communications en conservant une preuve de l’envoi de tous les documents.
• Grâce aux extranets stagiaires et formateurs, toutes les informations relatives à la formation sont accessibles à tout moment et en un seul endroit.

Les avantages de SmartOF pour votre organisme de formation :

• Gain de temps et d’efficacité : vous automatisez les tâches chronophages ;
• Réduction des erreurs : toutes les informations à transmettre sont pré-paramétrées dans les documents, modèles de document et modèles de mails ;
• Centralisation des preuves : tous les documents et preuves d’envoi, facilitant la préparation aux audits Qualiopi ;
• Conformité simplifiée : SmartOF vous aide à respecter les exigences de l’indicateur 9 en toute sérénité.

Pour prouver votre conformité, vous pouvez facilement présenter les éléments suivants :

• L’envoi automatisé des convocations avec les informations pour les stagiaires ;
• Les modèles de documents envoyés à l’apprenant : les convocations, livrets d’accueil, etc ;
• L’historique des envois : une preuve de la transmission effective aux bénéficiaires.

Exemple concret avec SmartOF :

Un organisme de formation utilise SmartOF pour gérer une formation « Gestion de projet ». Le logiciel automatise l’envoi des convocations avec les informations nécessaires (règlement intérieur, plan d’accès, accessibilité) pour répondre à l’indicateur 9. L’auditeur Qualiopi peut vérifier l’historique des envois et le modèle de convocation.

En résumé, SmartOF est une solution complète pour gérer l’indicateur 9. Il simplifie la communication, centralise les informations et fournit les preuves nécessaires pour la certification Qualiopi.

Précisions sur l'indicateur 9

Obligations spécifiques de l'indicateur 9 

Pour les bilans de compétences (CBC) : La version 8 du référentiel national qualité (RNQ) du 23/11/23 impose désormais au prestataire d’informer les bénéficiaires des engagements déontologiques prévus à l’article L. 6313-4 du Code du travail, notamment le respect du consentement et de la confidentialité. Concrètement, cela signifie que vous devez explicitement communiquer sur ces engagements, par exemple dans votre livret d’accueil, vos CGU ou tout autre document d’information transmis aux apprenants.

Non-conformité de l'Indicateur 9

L’audit Qualiopi examine l’indicateur 9 en échantillonnant des formations. Les auditeurs vérifient la communication des informations aux apprenants sur leur parcours. Une non-conformité peut être mineure ou majeure.

Une non-conformité mineure survient lorsque les informations sont imprécises, par exemple :

• Un lieu de formation sans adresse précise ;
• Un formateur sans indication de ses qualifications ;
• Des horaires imprécis ;
• Des modalités d’accueil floues.

Il y a une non-conformité majeure si l’organisme n’établit pas les conditions de déroulement ni les modalités d’accueil de ses formations, ni ne les transmet aux apprenants.

Pour éviter ce genre de situation, il est nécessaire :

• De formaliser par écrit toutes les modalités d’accueil ;
• De transmettre systématiquement ces informations aux apprenants ;
• De détailler avec précision chaque aspect logistique ;
• De conserver les preuves d’envoi.

La rigueur dans la transmission des informations garantit la conformité avec l’indicateur 9.

Attentes spécifiques pour les nouveaux entrants

Il n’y a pas d’attentes spécifiques pour les nouveaux entrants.