Indicateur 4 Qualiopi : l’analyse du besoin du bénéficiaire

Présentation de l'indicateur 4

L’indicateur 4 est un indicateur commun. Il s’applique au centre de formation, au VAE, au CBC et au CFA. Il exige une analyse approfondie des besoins du bénéficiaire : 

• Les objectifs personnels ;
• Les objectifs professionnels ;
• Les motivations. 

Le recueil des informations doit obligatoirement être réalisé en amont de la prestation. 

L’objectif de cet indicateur 4 est de vérifier que le prestataire analyse le besoin client du futur bénéficiaire. Il consiste en un échange entre vous et le bénéficiaire, tout en considérant les objectifs de l’entreprise ou organisme financeur qui finance la formation du stagiaire.

Son but est de recueillir le plus d’informations possible sur l’identité et les besoins du bénéficiaire.

L’évaluation des besoins peut être effectuée par l’organisme de formation (vous) ou directement par les bénéficiaires :

• Réalisations d’entretiens physiques ou en ligne ;
• Proposition d’un formulaire directement sur votre site web, etc.

Une fois que vous aurez recueilli le besoin du bénéficiaire, il sera de votre responsabilité de décider si oui ou non vous êtes en mesure d’accueillir le bénéficiaire. En réalité, cet indicateur permettra de mesurer les motivations et les attentes du bénéficiaire par rapport à votre prestation. 

L’indicateur 4 prend aussi en considération tous les aspects des exigences relatives aux personnes ayant un handicap. Comme organisme de formation, il faut tenir compte de la situation de handicap ainsi que des besoins en matière de compensation sur le plan pédagogique, matériel, technique et humain. Tous les organismes doivent prendre en compte les défis posés par le handicap, qui se décline en plusieurs formes. Il est important de noter que certains types de handicap sont difficiles à détecter. Vous devez donc faire preuve de vigilance. 

Indicateur 4 : Quel est le niveau attendu ?

En qualité d’organisme de formation, il est crucial de mettre en place une procédure méthodique d’analyse des besoins pour chaque participant. Cette démarche structurée garantit une adaptation optimale de vos programmes aux exigences de vos stagiaires.

Cette tâche complexe se divise en deux volets principaux :

1. Évaluez les demandes :

• Établissez un diagnostic approfondi des besoins en formation ; 
• Déterminez les objectifs professionnels à atteindre ;
• Évaluez la faisabilité technique et financière ;
• Identifiez les obstacles particuliers (temps, lieu, modalités, situation de handicap, etc.).

2. Personnalisez l’offre :

• Adaptez le contenu pédagogique aux besoins identifiés.
• Choisissez les méthodes d’apprentissage les plus adaptées.
• Élaborez un programme personnalisé qui tient compte des contraintes de temps.
• Proposez des solutions personnalisées.

Pour éclaircir ces exigences en matière de niveau attendu, imaginons que vous êtes un établissement de formation agréé Qualiopi. Il offre des programmes de certification professionnelle pour apprendre l’anglais en entreprise.

Vous recevez une demande d’un employé cherchant à renforcer ses compétences linguistiques. Vous le contactez et réalisez un entretien individuel pour réaliser un diagnostic préalable avec ce dernier. Après analyse, il apparaît que :

• L’employé doit absolument améliorer ses compétences en communication orale pour les réunions à l’international ;
• L’objectif est d’obtenir un score de 750 points au test TOEIC ;
• Le salarié a des horaires de travail variables en équipe ;
• Financement avec le compte personnel de formation (CPF).

Compte tenu de ces éléments, vous concevez une proposition sur mesure :

• Une formation mixte associant cours en visioconférence et e-learning ;
• Des modules axés sur l’expression orale en contexte professionnel ;
• Une préparation intensive au TOEIC avec des examens blancs ;
• Un planning flexible incluant des sessions tôt le matin et en soirée.

Cette démarche, avec l’entretien individuel personnalisé pour le salarié, montre votre capacité à analyser finement les besoins et à concevoir un plan de formation adaptée, conformément aux attentes de l’indicateur 4.

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Quelles preuves apporter pour l'indicateur 4 ?

L’indicateur 4 de Qualiopi exige de fournir des preuves tangibles concernant votre capacité à analyser les besoins de vos apprenants. Pour ce faire, voici quelques pièces justificatives que vous produire :

• Les grilles d’analyse individuelles : elles doivent être créées sur mesure afin d’évaluer les compétences actuelles de l’apprenant, ses objectifs professionnels, ses points d’amélioration souhaités, ses contraintes personnelles (disponibilité, mobilité, etc.).
• Les diagnostics préalables : effectuez un diagnostic complet avant chaque formation en réalisant un test de positionnement, une évaluation des prérequis et l’identification des attentes spécifiques.
• Les dossiers d’admission : pour chaque apprenant, constituez un dossier avec le formulaire d’inscription rempli, les résultats des tests d’entrée, une fiche de liaison avec l’entreprise et les documents administratifs requis.
• Les comptes-rendus d’entretiens : résumez vos conversations avec l’apprenant par une synthèse du premier entretien, le plan d’action approuvé (par courriel ou formulaire).

Pour le cas d’une Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), préparez un dossier avec le contrat d’accompagnement détaillé, le calendrier des étapes de validation, les modalités individuelles et collectives ainsi que la méthodologie appliquée.

Si vous intervenez en tant que sous-traitant, assurez-vous d’obtenir l’analyse des besoins réalisée par le donneur d’ordre. Démontrez comment vous adaptez votre formation en fonction de ces besoins, et conservez des preuves écrites des ajustements effectués.

Nos conseils pour réussir l'indicateur 4

Pour réussir l’indicateur 4 de Qualiopi, voici une approche méthodique et efficace que vous pouvez mettre en place dans votre organisme de formation. La clé réside dans l’organisation et la standardisation de vos processus de recueil des besoins.

Pour commencer, instaurez un système de documentation rigoureux. Utilisez des modèles standardisés pour tous vos documents, et assurez-vous de toujours dater ceux-ci. Cette organisation facilitera grandement la recherche de preuves pendant l’audit. Pour plus de sécurité, conservez une version numérique et papier de chaque document.

L’analyse des besoins constitue le cœur de cet indicateur. Pour la réussir : 

• Développer les compétences de l'équipe pédagogique dans le domaine de l'évaluation des besoins de vos futurs apprenants ;
• Donnez-leur la possibilité d’exprimer leurs souhaits plutôt que de leur imposer des solutions préconçues ; 
• Les entretiens individuels représentent un excellent moyen de cerner précisément leurs besoins ;
• Soyez prêt à refuser une offre qui ne répondrait pas aux attentes du bénéficiaire.

Pour optimiser votre productivité, il est recommandé d’automatiser la collecte des exigences. Cela vous sera très utile au moment de l’audit de surveillance. Concevez un modèle normalisé de grille d’analyse, incluant des questions pertinentes telles que :

• Êtes-vous en situation de handicap?
• L’accessibilité est-elle un facteur important pour vous durant la formation ?

Ces questions permettront non seulement de structurer vos entretiens, mais aussi de garantir que les préoccupations relatives à l’accessibilité et au handicap sont prises en compte. Cette information vous servira à planifier les adaptations nécessaires, qu’elles soient pédagogiques, matérielles ou humaines. Conservez-les et soumettez-les pendant l’audit.

N’oubliez pas de consigner vos réflexions sur la création de nouveaux programmes. Montrez comment vous adaptez vos programmes existants aux demandes des bénéficiaires. Ces preuves témoignent de votre engagement en faveur de l’amélioration continue.

En appliquant ces conseils, vous simplifiez grandement la gestion de l’indicateur 4 et préparez sereinement vos futurs audits. L’essentiel est d’adopter une démarche systématique et documentée pour l’analyse des besoins.

Comment un logiciel de gestion peut aider sur l'indicateur 4 ?

Un logiciel de gestion et d’automatisation pour les organismes de formation facilite l’adaptation des prestations aux besoins des apprenants en un processus fluide et automatisé. Notre solution globale, SmartOF, permet une analyse approfondie et une adaptation sur mesure de vos programmes pédagogiques en tenant compte des besoins particuliers de chaque apprenant.

Grâce à notre logiciel, vous bénéficiez de nombreux avantages, tels que :

• L’analyse des besoins des bénéficiaires : enregistrez le besoin, les demandes sur mesure et les spécificités de chaque prospect dans votre CRM.
• Réalisez une analyse de besoin de vos clients grâce à un questionnaire avant la formation : SmartOF intègre un système de formulaires d’inscription intelligents qui récoltent les informations essentielles avant chaque formation.
• Adaptez les programmes de formation client par client au sein d’une Session : individualisez le contenu pédagogique pour chaque bénéficiaire au sein d’une même session.
• Personnalisez les questionnaires pédagogiques : ajustez les questionnaires pédagogiques selon le profil et les objectifs de chaque apprenant session par session.

En résumé, SmartOF vous permet de personnaliser vos programmes et vos questionnaires. Vous pouvez ainsi illustrer les modifications apportées à ceux-ci. Il est aussi possible d’effectuer une analyse systématique des besoins liés à un formulaire en ligne.

Pour vous aider à effectuer votre audit Qualiopi, retrouvez rapidement dans SmartOF les éléments de preuve suivants :

• Un compte-rendu d’analyse (une demande d’inscription) envoyé à un client.
• Un compte-rendu envoyé à un client, à un bénéficiaire (par mail ou dans une note de workflow).

La conformité à l’indicateur 4 est maintenant plus simple. SmartOF conserve l’historique des adaptations et des analyses, ce qui facilite la preuve que vous êtes en mesure de personnaliser vos formations.

Précisions sur l'indicateur 4

Obligations spécifiques de l'indicateur 4

L’indicateur 4 de Qualiopi exige une adaptation spécifique selon le type de prestation. Voici les obligations spécifiques à respecter pour les bilans de compétences et les formations en alternance.

Pour les bilans de compétences (CBC) :

La phase préliminaire nécessite l’utilisation d’outils d’analyse précis, tels que la grille APS (Analyse Partagée de la Situation). Cette étape cruciale remplit deux fonctions cruciales : analyser finement la situation du bénéficiaire et créer un programme sur mesure avec sa participation active.

Pour les CFA et l’alternance :

L’analyse des besoins doit être effectuée avant la signature du contrat entre l’alternant et l’entreprise. Le CFA doit vérifier si les missions proposées par l’entreprise correspondent au diplôme ou à la certification visée.

Non-conformité de l'indicateur 4

L’indicateur 4 revêt une importance cruciale dans le cadre de l’audit Qualiopi. Son non-respect, même partiel, entraîne automatiquement une non-conformité majeure.

Il existe plusieurs situations qui peuvent mener à une telle non-conformité :

• L’absence d’analyse préalable des besoins avant le début de la formation ;
• Le manque de traçabilité dans le processus d’évaluation desdits besoins ;
• L’utilisation d’outils inadaptés ou inexistants pour analyser ces besoins ;
• L’impossibilité de concevoir des programmes de formation sur mesure, adaptés aux besoins individuels de chaque apprenant.

L’auditeur examine attentivement :

• Les documents d’analyse des besoins ;
• Les échanges avec les futurs apprenants ;
• Les ajustements apportés aux cursus.
• La traçabilité des décisions prises.

Cette rigueur dans l’analyse préalable garantit la qualité des formations et protège l’organisme d’une non-conformité qui peut bloquer sa certification Qualiopi.

Attentes spécifiques pour les nouveaux entrants

Il n’y pas d’attentes spécifiques pour les nouveaux entrants concernant l’indicateur 4 Qualiopi.