Indicateur 1 Qualiopi : Information destinée au public

Présentation de l'indicateur 1

L'indicateur 1 exige de l'organisme de formation qu'il diffuse une information accessible et claire . Voici les neuf points cruciaux que l’organisme doit transmettre au futur bénéficiaire :

1. Les exigences préalables à la formation : spécifiez les compétences requises pour postuler à la formation. Si aucun prérequis n'existe, mentionnez-le explicitement. Cette information aide les candidats à évaluer leur éligibilité.
2. Les objectifs pédagogiques visés : détaillez les compétences et les connaissances que les apprenants acquerront. Assurez-vous que ces objectifs soient quantifiables et concrets.
3. La durée exacte de la formation : indiquez la durée en heures, en jours ou en forfait. Spécifiez également si cette durée est fixe ou flexible.
4. Les modalités d'inscription : expliquez la procédure d'inscription étape par étape. Précisez les délais de traitement des demandes et les dates des prochaines sessions.
5. La grille tarifaire détaillée : affichez les prix HT et TTC, et n’oubliez pas de mentionner les éventuelles options ou modules complémentaires. La clarté des prix renforce la confiance des prospects.
6. Les coordonnées des personnes à contacter : fournissez les coordonnées complètes des personnes de l'organisme (responsable pédagogique, service administratif, chargé de recrutement, référent handicap, etc.)
7. Les méthodes pédagogiques utilisées : mentionnez vos techniques d'apprentissage (supports numériques, outils collaboratifs, etc.)
8. Le système d'évaluation mis en place : choisissez des critères objectifs pour évaluer les résultats de l’apprenant pendant et à la fin de la formation.
9. Les conditions d'accueil des personnes en situation de handicap : votre programme de formation doit préciser les conditions d'accueil des personnes handicapées. Indiquez clairement les coordonnées de votre référent handicap sur vos documents. Cette mention permet aux apprenants de préparer leur parcours en amont.

La diffusion de ces informations s'effectue avant toute contractualisation.

Indicateur 1 : Quel est le niveau attendu ?

Le référentiel Qualiopi exige que les informations soient diffusées selon quatre critères fondamentaux :

• L'information se doit d'être accessible à tous ( sur un site internet, les réseaux sociaux, des plaquettes commerciales)
• Une présentation exhaustive de chaque formation (fiche de formation détaillée)
• La mise à jour régulière des données (l'évolution des prix, de la durée, du lieu d'une formation)
• L'accès à un service à la clientèle (joignable par téléphone ou par courriel pour répondre aux questions des futurs élèves)

Voici un exemple de formation offerte par un organisme détenteur de la certification Qualiopi. Cette formation, intitulée "Initiation à la Communication NonViolente", est proposée par "11h11". Elle est ouverte à tous les cadres, collaborateurs, assistants, professionnels et travailleurs autonomes d’une entreprise.

Accessibilité de l'information :

Le programme affiche les informations essentielles sur une page Web dédiée. Les futurs apprenants peuvent accéder aux détails sur le site internet.

Exhaustivité du contenu :

La formation offre :

• Les objectifs opérationnels (assertivité, gestion émotionnelle, communication)
• Les objectifs d'apprentissage des cours
• Le programme détaillé sur 48 heures
• Les modalités pratiques (durée de 14 heures, horaire de 9 h 30 à 17 h 30)
• Les prix en fonction du format : en présentiel (dans l’espace Co-Working) ou à distance (sur Zoom)
• Les dates des sessions
• Le nombre de participants (de 6 à 12 personnes)
• Les réseaux sociaux : facebook, twitter, linkedin

Mise à jour des informations :

L'organisme actualise régulièrement :

• Les dates des prochaines sessions
• Les indicateurs de performance (des chiffres actualisés sur le taux d'appréciation des stagiaires à la formation) sont accompagnés d'une date de mise à jour (Chiffres au : “date”) permettant de confirmer la période de référence des données présentées.
• Les modalités d'organisation des cours
• Les tarifs en TTC (tarif individuel, intraentreprise, interentreprise)

Le service client  : 

• Les conditions d'accueil pour les personnes en situation de handicap avec une adresse mail.
• Le numéro de téléphone est disponible sur la page.

À noter que l'indicateur 1 ne s'applique pas aux sous-traitants. C’est au donneur d'ordre de transmettre les informations nécessaires.

Quelles preuves apporter pour l'indicateur 1 ?

Pour répondre aux exigences Qualiopi, l'organisme de formation peut présenter différents supports de communication comme éléments de preuve : :

• Le site internet de l'organisme : une page dédiée à chaque formation, des programmes détaillés et téléchargeables, etc. Une interface intuitive facilite l'accès à une information actualisée.
• Les plaquettes commerciales contiennent des fiches de formation mises à jour, une présentation claire des tarifs et des conditions, les coordonnées des interlocuteurs clés, ainsi qu’un descriptif des méthodes didactiques.
• Les posts sur les réseaux sociaux : des illustrations pédagogiques pour exposer les programmes de formation et annoncer les dates des prochains ateliers.
• Les conditions générales de vente : les modalités de règlement, les conditions d'annulation, les procédures de réclamation.
• Les documents contractuels : les conventions de formation, les devis détaillés, les règlements intérieurs.

Pour l'accueil des personnes en situation de handicap, l'organisme peut soumettre comme éléments de preuve :

• Le livret d'accueil : il doit fournir les politiques d'intégration, les options d’adaptation, les coordonnées du référent handicap et le protocole d'accueil personnalisé.
• Le registre public d'accessibilité : il contient l'attestation d'accessibilité des locaux, rassemble les certifications des équipements, présente les plans d'évacuation appropriés, et inclut les documents ADAP validés.
• Les dispositifs proposés : ils soumettent les équipements particuliers, énumèrent les outils pédagogiques adaptés, définissent les modalités d'accompagnement, évoquent les partenariats avec des structures spécialisées.

Les bilans de compétences nécessitent des documents spécifiques détaillant :

• Le cadre juridique : Il s’agit des textes réglementaires en vigueur, qui énoncent les droits du bénéficiaire, décrivent les normes déontologiques du bilan, assurent la confidentialité des échanges.
• Les objectifs précis : ils comprennent l'analyse du parcours professionnel, l'identification des compétences, la construction du projet, l’établissement du plan d'action personnalisé.
• Les modalités de financement : elles détaillent les dispositifs mobilisables, les prises en charge possibles, le calendrier des versements et les justificatifs requis.

Nos conseils pour réussir l'indicateur 1

Voici plusieurs conseils pour valider l'indicateur 1 :

1. Créez un programme de formation type comprenant les 9 informations obligatoires.
2. Diffusez ce programme sur plusieurs canaux.
3. Ajoutez systématiquement la date de la dernière modification.
4. Vérifiez régulièrement à avoir une information datée et actualisée
5. Conservez les anciennes versions des documents.

Comment un logiciel de gestion peut aider sur l'indicateur 1 ?

Un logiciel de gestion convertit l’observation de l’indicateur 1 en une démarche fluide et contrôlée. SmartOF, un logiciel de gestion et de simplification des centres de formation, propose une solution centralisée pour gérer les informations réglementaires de vos formations.

Grâce à notre logiciel SmartOF, vous pouvez : 

• Créer vos programmes : SmartOF vous indique quelles informations sont indispensables. La plateforme intègre un modèle de programme intelligent. Ce dernier guide pas à pas la saisie des 9 points obligatoires requis par Qualiopi. Le système alerte automatiquement en cas d'information manquante dans votre programme.
• Envoyer vos programmes et devis ou conventions à vos clients en format PDF. La diffusion multicanal devient un jeu d'enfant. SmartOF génère des versions PDF de vos documents. Les informations saisies sont instantanément mises à jour dans le catalogue en ligne.
• Publier en temps réel un catalogue en ligne complet de votre offre de formation reprenant l'ensemble des informations obligatoires.
• Mettre à jour régulièrement et rapidement vos programmes. Ajout spontané de la dernière date de mise à jour.
• Centraliser vos données pour éliminer les risques d'incohérence. Toutes les informations relatives à une formation se modifient depuis un point unique. Cette mise à jour se répercute naturellement sur l'ensemble des supports de communication.

Alors, vous avez des difficultés à obtenir les informations à jour d'une formation, car il y a trop de fichiers et vous n'êtes pas certain de diffuser toutes les informations obligatoires ? SmartOF se charge de centraliser tous ces renseignements dans un seul endroit, puis de les distribuer automatiquement à tous les bons canaux.

Avec SmartOF, vos équipes gagnent un temps précieux dans la gestion administrative. La saisie unique des informations remplace la multiplication des fichiers éparpillés. Les collaborateurs accèdent rapidement aux informations correctes depuis leur interface.

Pour faciliter votre audit, SmartOF vous donne un accès immédiat aux preuves suivantes : 

• Lien vers plusieurs programmes de formation, dont une formation conduisant à une certification professionnelle
• Mail envoyé à un prospect avec la date de l’envoi comme preuve d’actualisation

Grâce aux vérifications, la conformité à un audit avec l'indicateur 1 s’avère moins stressante. SmartOF stocke les preuves de diffusion et de mise à jour des informations, ce qui permet à l'organisme d’éviter facilement une non-conformité majeure ou mineure.

Précisions sur l'indicateur 1

Obligations spécifiques de l'indicateur 1

Pour la VAE, l'organisme de formation doit détailler :

• Les étapes du processus de validation des acquis.
• Les critères d'éligibilité.
• Les procédures d'enseignement.

Les bilans de compétences sont dispensés de mentionner des prérequis.

Non-conformité de l'indicateur 1

L'auditeur note une non-conformité mineure si :

• Certaines informations font défaut de manière occasionnelle.
• L'accès à certaines informations est partiellement restreint.
• La mise à jour n'est pas régulière.

Attentes spécifiques pour les nouveaux entrants

Les organismes débutants doivent :

• Préparer leurs supports d'information avant le démarrage
• Anticiper les canaux de diffusion
• Mettre en place un système de mise à jour
• Former leur équipe aux exigences de l'indicateur 1