Qu’est ce qu’une feuille d’émargement ?
La feuille d’émargement (aussi appelée feuille de présence) est un document essentiel dans le cadre de la formation professionnelle continue.
Il s’agit d’un registre où les participants d’une formation signent pour attester de leur présence à chaque session.
Cette feuille permet de suivre l’assiduité des apprenants, de justifier la tenue de la formation et d’assurer la transparence vis-à-vis des financeurs.
La feuille d’émargement est-elle obligatoire ?
Oui, la feuille d’émargement est obligatoire pour toute formation professionnelle, surtout si elle est financée par des fonds publics ou par un organisme financeur (comme un OPCO).
Elle constitue une preuve tangible de la présence des participants et est souvent exigée lors des contrôles ou audits effectués par les financeurs.
Sans ce document, votre organisme de formation pourrait rencontrer des difficultés pour obtenir le paiement des prestations réalisées.
Quelles sont les mentions obligatoires d’une feuille d’émargement ?
Pour être conforme, une feuille d’émargement doit comporter plusieurs mentions obligatoires :
- Identité de l’organisme de formation : Nom, adresse et numéro d’enregistrement. Pour cela, utilisez le papier à en-tête de votre société.
- Détails de la formation : Intitulé, dates, et horaires précis des sessions.
- Identité et signature des participants : Nom, prénom et signature de chaque participant. Attention, vous devez recueillir des signatures pour chaque demi-journée !
- Identité et signature du formateur : Nom et signature du formateur qui anime la session.
- Date et horaires de chaque séquence : Indication des horaires exacts (matin et après-midi).
- Lieu de la formation : Adresse du lieu où se déroule la formation. Dans le cas d’une classe virtuelle ou visio-conférence, indiquez “Formation en ligne” et précisez le nom du logiciel utilisé (ex: Zoom).
À quel moment la feuille de présence doit-elle être signée ?
La feuille d’émargement doit être signée à chaque demi-journée de formation, c’est-à-dire le matin à l’arrivée et l’après-midi au retour de la pause déjeuner.
Cette double signature permet de s’assurer que les participants étaient bien présents tout au long de la journée, et non seulement à une partie de la formation.
Nous vous recommandons de faire signer la feuille de présence dès l’arrivée des participants le matin, et en fin de journée pour l’après-midi.
Qui doit signer la feuille d’émargement ?
La feuille d’émargement doit être signée par tous les participants à la formation, ainsi que par le formateur responsable de la session.
Attention, une feuille sans signature du formateur peut être considérée comme incomplète par les OPCO ou votre organisme de financement !
Dans certains cas, il peut également être nécessaire que le responsable de l’organisme de formation ou un représentant signe la feuille pour attester de la conformité des informations. Consultez les exigences de votre financeur pour savoir si vous êtes concernés par cela.
La feuille d’émargement suffit-elle pour prouver que la formation a bien eu lieu ?
La feuille d’émargement est un élément clé pour prouver la tenue d’une formation, mais elle ne suffit pas à elle seule.
Elle doit être complétée par d’autres documents tels que le programme de formation, les évaluations des participants, et les attestations de formation délivrées à la fin du parcours. Ensemble, ces documents constituent un dossier complet qui peut être présenté lors d’un audit ou d’un contrôle.
Dans le cas d’une formation à distance (classe virtuelle ou activité e-learning en asynchrone), un relevé de connexions peut vous être exigé.
Quels sont les risques en cas de perte ou de non-conformité des feuilles d’émargement ?
La perte ou la non-conformité des feuilles d’émargement peut avoir des conséquences graves pour l’organisme de formation.
En cas de contrôle, l’absence de ces documents pourrait entraîner le refus de financement par les organismes financeurs. De plus, l’organisme pourrait être tenu de rembourser les sommes déjà perçues et se voir sanctionné pour manquement à ses obligations.
La non-conformité des feuilles peut également affecter la crédibilité de l’organisme et nuire à sa réputation.
Comment faire une feuille d’émargement pour une classe virtuelle ?
Une classe virtuelle est une forme de formation qui se déroule en ligne, généralement en visio-conférence ou webinaire. Dans ces conditions, les stagiaires ne sont pas présents physiquement pour signer une feuille de présence.
Dans le cas d’une formation à distance, vous devez produire une preuve de la présence de vos stagiaires à la session de formation :
- La solution la plus simple (mais aussi la moins fiable) est de prendre une capture d’écran des personnes connectés à votre visio-conférence. Attention, ce type de preuve peut ne pas être accepté par certains financeurs.
- Exporter un relevé de connexions via votre logiciel de visio-conférence. La plupart des solutions de visio permettent ce type d’export. Il s’agit généralement d’un fichier Excel qui indique les heures de connexion et déconnexion de chaque apprenant.
- Faites signer une feuille de présence numérique à distance. Pour cela, deux solutions s’offrent à vous :
- Vous pouvez un logiciel de signature électronique générique comme DocuSign pour faire signer une feuille d’émargement au format PDF. Cette solution peut s’avérer très couteuse car ce type de logiciel est généralement
- Utilisez un logiciel dédié pour les organismes de formation avec une fonctionnalité d’émargement numérique intégré. Ce type de solution vous ferez gagnez un temps considérable car toutes les informations seront pré-saisies automatiquement.
Comment générer une feuille d’émargement ?
Pour générer une feuille d’émargement, vous avez plusieurs options :
- Utilisez un modèle préétabli. Téléchargez notre modèle de feuille d’émargement, disponible gratuitement ci-dessus en remplissant le formulaire.Il vous suffit de compléter les informations spécifiques à votre formation ainsi que les dates et la liste des participants (les champs à compléter sont indiqués en violet)
- Logiciels de gestion dédiés : Les logiciel de gestion pour organisme de formation offrent des modèles standardisés et permettent une génération automatique des feuilles d’émargement. Vous entrez les données (dates, participants, etc.), et le logiciel se charge de créer les documents conformes. De votre côté il vous suffit de personnaliser le modèle de document pour y appliquer votre charge graphique.
Avantages : Les logiciels de gestion permettent un gain de temps considérable grâce à l’automatisation et assurent une gestion sécurisée des documents, réduisant les risques d’oublis et d’erreurs.
Doit-on utiliser des feuilles d’émargement papier ou numériques ?
Les feuilles d’émargement peuvent être utilisées sous format papier ou numérique, chacune ayant ses avantages et inconvénients.
Avantages et inconvénients des feuilles d’émargement papier
Avantages :
- Simplicité d’utilisation : Les feuilles d’émargement papier sont faciles à utiliser, notamment pour les personnes moins à l’aise avec les outils numériques.
- Facilité de signature : Les participants peuvent signer directement sur le papier, ce qui est pratique et intuitif.
- Conformité immédiate : Les feuilles papier sont directement conformes aux exigences réglementaires et aux attentes des financeurs, sans nécessiter d’adaptations technologiques.
Inconvénients :
- Inappliquable pour les formations à distance : Les feuilles d’émargement papier ne conviennent pas aux formations en ligne, où les participants ne sont pas présent pas physiquement.
- Complexité logistique : La gestion des feuilles papier nécessite de les imprimer, de les distribuer au formateur, de les faire signer et de les récupérer, ce qui peut entraîner des erreurs ou des oublis dans ce processus.
- Risque de perte ou de détérioration : Les documents papier sont susceptibles d’être perdus ou endommagés. Sans numérisation, leur archivage physique peut devenir un problème.
- Difficulté de génération : Créer des feuilles d’émargement papier à partir de zéro dans des outils comme Word ou Excel peut être long et laborieux sans logiciel dédié.
Avantages et inconvénients des feuilles d’émargement numériques
Avantages :
- Gain de temps et d’espace : Les feuilles d’émargement numériques permettent une génération automatique des documents, réduisant le temps et l’espace nécessaires à leur gestion.
- Facilité d’archivage et de recherche : Les documents numériques sont facilement stockés, recherchés et consultés, ce qui simplifie leur gestion à long terme.
- Sécurité accrue : Avec une solution appropriée, les certificats et preuves numériques peuvent être générés automatiquement, offrant une sécurité renforcée pour les données.
Inconvénients :
- Besoin de matériel adapté : Dans les formations en présentiel, il peut être nécessaire de fournir du matériel comme des ordinateurs ou des tablettes pour que les participants puissent signer numériquement.
- Risques de sécurité informatique : Les feuilles numériques présentent des risques liés à la sécurité des données, notamment le piratage et la perte de données. La conformité légale doit également être vérifiée pour garantir que les signatures électroniques sont acceptées.
Est-il possible de digitaliser les feuilles d’émargement tout en restant conforme aux exigences réglementaires ?
Oui, il est tout à fait possible de digitaliser les feuilles d’émargement tout en respectant les exigences réglementaires.
Pour cela, l’organisme de formation doit utiliser des outils conformes à la législation, notamment en matière de signature électronique.
Il est important que ces outils garantissent l’intégrité des données et soient en conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
Des solutions de gestion de formation en ligne comme SmartOF permettent aujourd’hui de gérer efficacement les feuilles d’émargement numériques, tout en offrant un haut niveau de sécurité et de conformité.
