Vous êtes un organisme de formation qui envisage de sous-traiter des prestations ? Assurez-vous que le contrat est bien rédigé pour éviter les risques juridiques et la perte de certification Qualiopi. Les clauses essentielles et les pièges à éviter doivent être pris en compte. Ce guide pratique vous donne les clés pour sécuriser vos relations avec vos sous-traitants. Vous y trouverez un modèle de contrat conforme et personnalisable, ainsi que des conseils pour garantir la qualité de vos prestations. Que vous soyez donneur d’ordre ou prestataire indépendant, découvrez comment protéger vos intérêts.
Un contrat de sous-traitance en formation professionnelle constitue un accord juridique par lequel votre organisme de formation (“donneur d'ordre”) confie à un prestataire externe (“sous-traitant”) la réalisation de tout ou partie d’une action dont vous gardez la responsabilité. Ce type de contrat permet à votre organisme de formation d’étendre son offre et de répondre aux besoins variés des apprenants. À l’aide de la sous-traitance, vous renforcez vos équipes sans recourir au recrutement de salariés. Cette flexibilité réduit les risques financiers et administratifs liés à l'embauche. De plus, vous bénéficiez de l’expertise de professionnels avec des compétences spécifiques ce qui vous garantit une offre pédagogique diversifiée et de qualité.
Le contrat de sous-traitance doit préciser explicitement les éléments indispensables de tout accord de formation (conformément aux exigences de l’article L. 6353-1 du Code du travail), tels que :
Le contrat doit être rédigé avec soin afin d’assurer la qualité de la prestation. Le décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 vise à renforcer le cadre réglementaire de la sous-traitance dans le cadre de la certification Qualiopi. Il exige désormais que le contrat soit formalisé par écrit et qu’il contienne des informations détaillées sur les tâches confiées. Le but est de faire prendre conscience au donneur d’ordre son rôle dans la qualité du prestataire externe qu’il engage.
Vous, en tant que donneur d’ordre, restez responsable de la formation, même en cas de sous-traitance. De plus, la fausse sous-traitance peut être considérée comme un délit de travail dissimulé, passible de sanctions pénales et financières.
La rédaction d’un contrat de sous-traitance en formation professionnelle requiert rigueur et précision. Il doit protéger les intérêts des deux parties, respecter les exigences légales et les critères qualité de la certification Qualiopi. Voici deux options pour vous aider.
Faire appel à un avocat ou à un expert juridique pour la rédaction d’un contrat de sous-traitance en formation présente plusieurs avantages. Leur savoir-faire juridique garantit votre respect des règles du Code du travail pour éviter les risques et les litiges coûteux. Ils anticipent et gèrent les risques juridiques, tels que la requalification en contrat de travail déguisé.
En collaborant avec un avocat, vous bénéficiez d’une protection renforcée de vos intérêts. Les avocats rédigent des clauses claires et précises, définissant les responsabilités et obligations de chaque partie, ce qui réduit les risques de conflits futurs.
Il sécurise votre relation commerciale :
En somme, l’avocat ou l’expert juridique vous conseillent sur les meilleures pratiques à entreprendre pour la rédaction du contrat de sous-traitance. Leur rôle est de s’assurer que ce dernier soit complet et précis. En contrepartie, les honoraires des avocats sont généralement facturés sous forme de forfait, entre 500 et 3 000 euros HT (soit 600 à 3 600 euros TTC). Ce montant évolue en fonction de la complexité du contrat et des spécificités à intégrer. Les cabinets d'avocats n'appliquent aucun honoraire de résultat pour ce type de prestation juridique.
Avez-vous pensé à une alternative plus rapide et gratuite ? Pour faciliter vos démarches, SmartOF met à votre disposition un modèle de contrat de sous-traitance en formation gratuit et à jour. Notre document Word est personnalisable et répond aux exigences réglementaires actuelles ainsi qu’aux critères de la certification Qualiopi.
À partir du modèle de contrat de sous-traitance, voici ce que vous pouvez personnaliser :
Les conditions particulières peuvent également être ajustées selon vos besoins, tout en respectant le cadre légal et les exigences Qualiopi.
Ce modèle de contrat, régulièrement mis à jour, vous fait gagner du temps et garantit sa conformité. Il est téléchargeable gratuitement ci-dessus.
Un contrat de sous-traitance en formation doit être précis et clair, encadrant la relation entre l’organisme de formation et le sous-traitant. Il définit les droits et obligations de chaque partie. Toutes les clauses que nous présentons ici ne sont pas obligatoires, mais nous vous recommandons de toutes les utiliser pour vous protéger au mieux. Le contrat doit être adapté aux besoins spécifiques de la formation sous-traitée et refléter un accord clair entre le donneur d’ordre et le sous-traitant.
En droit, un contrat a pour objet une partie qui s’engage à fournir une chose ou à effectuer une action avec un cadre précis. Dans le cadre d’un contrat de sous-traitance en formation, l’objet du contrat doit définir précisément les missions que vous confiez au sous-traitant. C’est essentiel pour éviter toute ambiguïté sur le périmètre des responsabilités de chacun.
L’objet de votre contrat doit détailler avec exactitude :
Cette définition claire de l'objet est essentielle car elle conditionne la validité juridique du contrat de sous-traitance.
Dans le cadre d’un contrat de sous-traitance en formation, les deux parties doivent s’entendre sur la durée de formation et le calendrier de la prestation afin que celle-ci soit bien exécutée.
Cette clause fixe les dates de début et de fin de la collaboration, le calendrier des interventions (date et horaires) ainsi que les conditions éventuelles de prolongation du contrat. Ces informations doivent être clairement stipulées dans le contrat écrit entre vous, “donneur d’ordre”, et le sous-traitant.
En définissant clairement la durée et le calendrier de la prestation, les parties évitent les malentendus et favorisent la réussite de la formation sous-traitée.
Les aspects financiers doivent être clairement définis dans le contrat afin d’éviter tout litige concernant les paiements. Le contrat doit obligatoirement préciser "le montant net de la prestation", généralement forfaitaire plutôt que horaire selon la jurisprudence.
Les modalités financières peuvent indiquer également :
Les modalités financières dans un contrat de sous-traitance en formation doivent être détaillées, transparentes et conformes aux réglementations en vigueur. Une attention particulière à ces aspects permet de prévenir les litiges et d'assurer une collaboration efficace entre vous et le sous-traitant.
La clause d'annulation dans un contrat de sous-traitance prévoit les conséquences financières et organisationnelles en cas d’annulation d’une prestation par l’une des parties.
Le contrat de sous-traitance doit détailler avec précision les conditions d'annulation. Les délais de préavis fixent la période minimale durant laquelle chaque partie doit informer l'autre en cas d'annulation. Ces délais permettent d'anticiper et de limiter les impacts organisationnels.
Le contrat précise également les indemnités en cas d'annulation tardive. Ces compensations financières visent à couvrir les préjudices subis par la partie non responsable de l'annulation.
Enfin, les conditions de remboursement clarifient le traitement des sommes déjà versées en cas d'annulation. Ces modalités financières protègent les intérêts des deux parties et évitent les litiges ultérieurs.
Les conditions spécifiques dans cette clause doivent être :
La clause de propriété intellectuelle dans un contrat de sous-traitance est cruciale pour tout organisme de formation ! Elle clarifie les droits sur les livrables produits par l’intervenant dans le cadre de sa mission. Le contrat doit préciser "les missions exercées au titre de l'intervention confiée" et "les moyens mobilisés", ce qui inclut implicitement les supports et contenus pédagogiques.
La cession des droits intellectuels dans un contrat de sous-traitance en formation couvre trois aspects majeurs :
Pour que la clause de concession des droits soit valide, elle doit bien préciser paramètres :
La rédaction de la clause de propriété intellectuelle exige une négociation précise entre vous et le sous-traitant. Les deux parties définissent ensemble les conditions de cession et d'utilisation des supports pédagogiques pour établir un accord équilibré.
L’inclusion d’une clause de propriété intellectuelle dans un contrat de sous-traitance est essentielle, particulièrement dans le cadre des exigences Qualiopi. Prenons l’exemple de l’indicateur 6 de la certification Qualiopi, qui exige que les contenus de formation soient adaptés aux objectifs pédagogiques. Lors de l’audit, l’auditeur s’assure que les supports pédagogiques correspondent bien aux objectifs déclarés.
En tant que donneur d’ordre, si vous ne disposez pas des supports de formation réalisés par votre sous-traitant, vous pourriez vous retrouver dans une situation délicate. Sans ces éléments, il devient difficile, voire impossible, de vérifier que la formation répond aux attentes fixées, ou de présenter des documents probants à l’auditeur.
C’est ici qu’une clause de propriété intellectuelle bien rédigée peut faire la différence. Elle peut stipuler un accès minimum aux supports ou contenus de formation, au moins pour les besoins de vérification liés à la conformité Qualiopi. Ainsi, cette clause vous garantit un droit d’accès, même limité, aux éléments nécessaires pour répondre aux exigences de certification et pour assurer le contrôle qualité.
Enfin, pas de panique si vous ne disposez pas des supports détaillés lors de l’audit. En l’absence de ces derniers, vous pouvez présenter un déroulé pédagogique structuré. Cependant, intégrer une clause de propriété intellectuelle dans le contrat reste une solution préventive clé pour éviter tout désagrément et sécuriser votre relation avec votre sous-traitant.
La clause RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) dans un contrat de sous-traitance en formation vise à garantir que les données personnelles collectées ne seront pas utilisées pour des fins commerciales. Elle définit les responsabilités respectives de vous ,“donneur d'ordre”, et du sous-traitant concernant les données des stagiaires et des clients.
Cette clause est essentielle pour assurer la conformité légale et la protection des données personnelles des stagiaires dans le contexte de la formation professionnelle.
La clause de résiliation du contrat dans un contrat de sous-traitance définit les conditions et procédures de rupture du contrat entre le donneur d'ordre (l'organisme de formation principal) et votre sous-traitant. Plus précisément, cette clause prévoit les conditions de rupture du contrat en cas de problème.
Ce qu’il est important de définir dans la clause de résiliation :
La clause de résiliation définit les conditions de rupture anticipée du contrat de sous-traitance. Elle protège vos intérêts et ceux du sous-traitant en fixant un cadre précis. La formalisation des conditions de résiliation limite les désaccords potentiels. Elle offre une feuille de route claire pour gérer la fin de la relation contractuelle.
La clause de confidentialité dans un contrat de sous-traitance en formation protège les informations sensibles que vous échangez avec le sous-traitant.
En incluant une clause de confidentialité dans vos contrats de sous-traitance, vous bénéficiez de plusieurs avantages :
L’avantage de mettre cette clause dans vos contrats : Vous êtes protégés et vous n’avez pas besoin de faire signer un accord de confidentialité (NDA) en plus à vos intervenants.
Elle protège les informations sensibles échangées entre les parties (données commerciales, pédagogiques, etc.)
Pour une clause de confidentialité efficace, assurez-vous d'inclure :
Un cadre juridique strict renforce la relation de confiance entre les parties. La clause de confidentialité garantit la préservation du savoir-faire et des méthodes pédagogiques de l'organisme de formation.
La clause de non-concurrence dans un contrat de sous-traitance permet de protéger vos intérêts commerciaux.
Cette clause empêche l'intervenant sous-traitant d'établir une relation commerciale directe avec vos clients ou partenaires. Son importance est capitale, car en tant qu'organisme de formation, vous confiez vos clients à des sous-traitants.
Voici les points clés à prendre en compte lors de la rédaction d’une clause de non-concurrence efficiente :
Une clause de non-concurrence bien rédigée vous permet de bénéficier de l’expertise d’un sous-traitant sans risquer de perdre l’un de vos clients ou apprenants au profit de l’intervenant.
Dans le cadre de la certification Qualiopi, il est impératif que les contrats de sous-traitance incluent certaines mentions obligatoires. En effet, votre contrat de sous-traitance doit inclure l’identification des parties, l’objet du contrat, la durée et la période de réalisation, le montant et les modalités de paiement, etc.
Cependant, Qualiopi impose des obligations supplémentaires et plus détaillées afin de répondre pleinement aux exigences du référentiel national qualité (RNQ).
Le critère 5 du référentiel Qualiopi définit vos obligations envers les sous-traitants. Deux indicateurs clés encadrent spécifiquement cette relation.
Pour y parvenir, mettez en place un système d’évaluation continue pour surveiller l’évolution de leurs compétences. Envisagez d’organiser des entretiens d’évaluation réguliers si vous collaborez souvent avec le même intervenant. Cette approche garantit l'excellence de vos prestations et renforce la crédibilité de votre organisme. Elle favorise une relation durable avec vos sous-traitants tout en maintenant des standards élevés de qualité.
Votre contrat doit inclure une clause engageant le sous-traitant à respecter les exigences du référentiel qualité. Cette disposition protège votre certification et maintient vos standards de qualité.
Intégrez une mention stipulant que le sous-traitant :
Cette clause sécurise votre démarche qualité et préserve votre certification Qualiopi. Elle établit un cadre clair.
Afin de garantir la conformité au référentiel Qualiopi, il est essentiel d’encadrer la sous-traitance de vos sous-traitants. Deux options s'offrent à vous :
Cette mention dans votre contrat protège la qualité de vos formations à chaque niveau d'intervention. Elle maintient la traçabilité et le contrôle de votre prestation de formation.
Bien que souvent confondus, le contrat de prestation de services et le contrat de sous-traitance présentent des différences importantes dans le cadre de la formation professionnelle.
La première différence concerne leur nature :
Voici un tableau présentant les distinctions à faire entre ces deux types de contrats :
La nature de votre projet détermine le type de contrat à privilégier. Le contrat de prestation de services répond à des besoins ponctuels et ciblés. Il convient mieux pour mobiliser un formateur sur un module spécifique.
Le contrat de sous-traitance s'inscrit dans une logique plus globale. Il permet de déléguer la gestion complète d'un programme de formation. Cette formule peut inclure la coordination logistique, le suivi des apprenants et l'évaluation des résultats.
La durée constitue un critère distinctif majeur. La prestation de services s'adapte aux missions courtes avec une grande flexibilité. La sous-traitance établit un partenariat durable pour gérer plusieurs projets. Elle garantit une continuité dans vos actions de formation et consolide vos relations professionnelles.
Pour choisir entre un contrat de prestation de services ou de sous-traitance, analysez les priorités de votre organisme de formation. Il faut évaluer son besoin de flexibilité organisationnelle, son niveau de supervision souhaité et ses exigences de conformité Qualiopi.
Oui, le contrat de sous-traitance peut s’adapter. Néanmoins, chaque type de formation a ses propres spécificités réglementaires, pédagogiques et contractuelles, ce qui peut être compliqué dans certains cas.
Voici une analyse pour chaque type de formation :
En résumé, si la sous-traitance et la prestation de service sont possibles dans le cadre de la formation professionnelle, leur pertinence dépend du type de formation et des modalités d'intervention. Il est important de bien distinguer ces deux notions et de s'assurer de la conformité contractuelle et réglementaire des dispositifs mis en place.
