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La feuille d’émargement, ou feuille de présence, est un élément incontournable dans le cadre des actions de formation. En effet, l’émargement est loin d’être une simple formalité. Ce document revêt une réelle importance, tant pour les formateurs que pour les stagiaires et les organismes financeurs. C’est une preuve juridique essentielle qui atteste de la présence des participants, un critère indispensable pour assurer la conformité légale et justifier les financements.
SmartOF simplifie la gestion des formations en permettant l’automatisation de la création des feuilles de présence à partir de la planification de vos sessions.
Comment se fait la génération des feuilles d’émargement ?
La liste des apprenants et des formateurs est automatiquement intégrée à partir des données de votre session de formation.
Si des modifications sont nécessaires, telles que l’ajout ou la suppression d’un apprenant, ou la modification des dates de formation, vous pouvez facilement regénérer la feuille de présence en un seul clic.
Oui, avec SmartOF, la personnalisation des feuilles d’émargement est simple et flexible. Ces feuilles sont générées automatiquement à partir de modèles Word, ce qui vous permet de les adapter à vos besoins spécifiques.
SmartOF vous fournit des modèles conformes à la réglementation en vigueur, mais vous avez la possibilité de les personnaliser selon vos exigences.
Vous pouvez par exemple :
De plus, lors de la génération de vos feuilles d’émargement, vous avez la possibilité de sélectionner un sous-groupe d’apprenants ou de choisir une période spécifique de la formation. Par exemple, vous pouvez créer une feuille d’émargement pour une semaine précise dans le cadre d’une formation longue, ce qui vous offre une flexibilité supplémentaire dans la gestion des présences.
La génération d’une feuille d’émargement avec SmartOF est automatique et se fait en moins de 2 secondes !
Pour cela, il vous suffit d’avoir saisi au préalable le planning de votre formation ainsi que la liste des apprenants dans SmartOF. Ces données sont essentielles non seulement pour la génération des feuilles d’émargement, mais aussi pour d’autres aspects de la gestion de votre formation, comme la facturation ou l’envoi de documents administratifs. Vous faites ainsi d’une pierre deux coups !
Pour vous faire gagner encore plus de temps, SmartOF permet l’importation de fichiers Excel pour saisir automatiquement ces informations. Un logiciel de gestion comme SmartOF vous fera gagner un temps considérable dans l’édition de vos feuilles d’émargement.
La génération est à la fois simple et rapide. Et en cas de modifications, les feuilles d’émargement sont immédiatement regénérées pour prendre en compte les changements.
Pour optimiser encore davantage votre temps, la feuille d’émargement générée peut être directement envoyée au formateur, soit par mail, soit via son espace en ligne.
Absolument. Les feuilles d’émargement générées par SmartOF respectent toutes les normes imposées par le Code du travail.
SmartOF vous permet d’intégrer toutes les mentions obligatoires nécessaires, telles que :
En complément, SmartOF vous permet d’ajouter des champs personnalisés pour répondre aux exigences spécifiques de vos clients ou financeurs.
Ces feuilles d’émargement constituent une preuve juridique solide pour attester de la présence des stagiaires et des formateurs, ce qui est indispensable pour justifier les financements auprès des OPCO et autres organismes financeurs.
SmartOF génère les feuilles d’émargement au format PDF, ce qui permet de les imprimer ou de les transmettre à un formateur/client/financeur.
Vous pouvez aussi exporter vos feuilles d’émargement au format .docx. Cela vous permet d’y apporter des modifications spécifiques si nécessaire.
Enfin, l’API de SmartOF permet d’accéder de façon programmatique à la planification de vos formations. Cela permet notamment de connecter SmartOF à un autre logiciel. Un tel connecteur vous permet d’éviter des ressaisies et de gagner du temps.
Pour mettre en place des signatures électroniques, nous vous conseillons d’utiliser notre logiciel d’émargement numérique intégré.
Les feuilles d’émargement générées par SmartOF sont automatiquement archivées en ligne, vous assurant une conservation sécurisée et une accessibilité facile pour toute vérification ultérieure.
Cela est particulièrement utile en cas d’audit, comme ceux réalisés dans le cadre de la certification Qualiopi ou par des financeurs !
Vous pouvez facilement retrouver et consulter vos feuilles d’émargement en quelques clics pour chaque session de formation réalisée. Cette fonctionnalité garantit non seulement la conformité réglementaire mais aussi une gestion documentaire efficace et sereine.
Absolument, SmartOF offre une grande flexibilité en permettant de créer autant de champs personnalisés que nécessaire. Vous pouvez, par exemple, créer des champs personnalisés de sessions de formation (ex: un numéro d’action) ou d’apprenant (ex: le nom du département dans lequel il travaille).
Grâce aux modèles de document personnalisés, vous avez la possibilité d’intégrer ces champs personnalisés sans limite dans les feuilles de présence générées automatiquement.
Pour aller plus loin, SmartOF vous permet de créer des champs de plusieurs types, tels que texte, liste déroulante, ou date. Cela vous permet de concevoir des modèles de feuille d’émargement avancés, assurant la possibilité de standardiser et automatiser toutes vos feuilles d’émargement, quelle que soit leur complexité.
Si vos formations sont structurées en plusieurs sous-groupes, SmartOF offre la flexibilité nécessaire pour générer autant de feuilles d’émargement que de sous-groupes existants. Pour ce faire, il vous suffit de sélectionner les apprenants spécifiques lors de la génération de votre feuille.
Vous pouvez, par exemple :
Pour les formations longues, vous avez également la possibilité de générer des feuilles de présence pour des périodes personnalisées. Par exemple, vous pourriez générer des feuilles de présence par semaine.
Cela vous permet d’éviter de générer des documents trop volumineux peu adapté à des impressions papier !
Les émargements numériques de SmartOF sont également compatibles avec toutes ces options, offrant ainsi une solution complète et adaptable à vos besoins de gestion des présences.
Avec SmartOF, vous avez la liberté de paramétrer autant de modèles de feuilles d’émargement que nécessaire. Vous pouvez même simplement dupliquer un modèle existant pour y apporter vos propres modifications, ce qui facilite grandement l’adaptation à différents formats de formation.
Les modèles de document paramétrables de SmartOF vous permettent de créer des feuilles d’émargement selon le format souhaité. Vous pouvez ainsi générer des feuilles d’émargement par jour, incluant une ou deux demi-journées sur la même feuille, ou une feuille d’émargement par semaine.
Cette personnalisation vous permet de générer des feuilles d’émargement compactes, c’est-à-dire qui maximisent le nombre de signatures possibles sur une même feuille A4 tout en restant adaptées à votre format de formation.
Vous limitez ainsi l’utilisation de papier et réduisez les besoins logistiques, comme l’impression des feuilles, leur transmission aux formateurs et la récupération des feuilles signées. Cette approche non seulement simplifie la gestion, mais contribue également à l’efficacité et à la durabilité de vos opérations de formation.
Pour simplifier encore plus la gestion de vos émargements, passez aux émargements numériques, 100% intégrés dans tous les abonnements de SmartOF !
