Chez SmartOF, nous savons que la gestion des feuilles de présence peut rapidement devenir chronophage pour les organismes de formation. C’est pourquoi nous avons développé une fonctionnalité d’émargement numérique par QR Code, conçue pour vous faire gagner du temps et améliorer l’efficacité de votre gestion quotidienne.
L’émargement numérique par QR Code de SmartOF est à la fois simple, rapide et intuitif.
Pour chaque session de formation, SmartOF génère automatiquement un QR Code unique. Il vous suffit de partager ce QR Code avec vos apprenants, par exemple en le projetant sur un écran via un vidéoprojecteur ou en l’affichant sur tout support visible.
Les apprenants présents n’ont qu’à scanner le QR Code avec leur smartphone. Une fois le QR Code scanné, ils peuvent signer directement sur leur téléphone en effectuant une signature manuscrite à l’aide de leur doigt. Leur présence est alors immédiatement enregistrée dans le système.
Les données sont instantanément synchronisées et accessibles sur SmartOF, vous offrant un suivi en temps réel de la participation.
SmatOF vous propose plusieurs méthodes pour que vos Apprenants puissent attester numériquement de leur présence, afin de s’adapter à tous vos ca de figure.
L’Extranet Apprenant est un espace en ligne personnalisé et sécurisé créé automatiquement par SmartOF pour chacun de vos Apprenants inscrits à une session de formation.
L’Extranet Apprenant permet aux stagiaires de consulter leur planning en ligne et de signer directement en ligne pour attester de leur présence.
SmartOF permet d’envoyer automatiquement un email à vos apprenants, avec un lien de signature.
Au début de chaque créneau de formation, vos apprenants reçoivent cette noficiation les invitations à signer depuis leur téléphone.
SmartOF génère un QR Code pour chaque session permettant d’accéder à une interface signature électronique pour attester de sa présence.
Au choix, ajouter ce QR Code à vos documents (convocation etc) ou le formateur peut le projeter à l'écran pendant la formation.
Enfin, SmartOF permet au formateur de faire signer les apprenants sur la tablette du formateur.
Voici un comparatif des avantages et inconvénients de ces différentes solutions :
Les émargements numériques de SmartOF sont entièrement conformes aux exigences légales !
Tous les rapports d’émargements générés par SmartOF sont reconnus validés par les OPCO et autres financeurs publics. Vous ne prenez aucun risque
Pour renforcer la sécurité, SmartOF assure une traçabilité complète de toutes les actions de signature effectuées par vos apprenants. Cela garantit à la fois l’authenticité des signatures et le respect des exigences en matière de protection des données (RGPD), assurant une conformité totale tout au long de vos processus administratifs.
L’émargement par QR Code présente plusieurs avantages par rapport à une feuille de présence papier :
Une fois les signatures collectées, SmartOF vous permet de générer instantanément des rapports d’émargement. Il s’agit de feuilles de présence complétées avec les signatures récupérées, prêtes à être téléchargées ou archivées en toute simplicité.
Profitez également d’une personnalisation avancée des feuilles d’émargement, en intégrant votre propre charte graphique pour refléter l’identité de votre organisme.
En complément des feuilles d’émargement signées, SmartOF génère automatiquement tous vos documents administratifs, basés sur les données de présence de vos apprenants. Par exemple, SmartOF génère vos certificats de réalisation de manière entièrement automatique, à partir des informations d’émargement.
Les apprenants accèdent au QR Code en le scannant directement avec leur smartphone ou tablette. Le QR Code peut être affiché sur un écran ou imprimé pour plus de commodité.
Si un apprenant ne possède pas de smartphone ou rencontre des difficultés techniques, vous pouvez toujours procéder à un émargement manuel dans SmartOF. Il suffit d’indiquer la présence de l’apprenant directement dans l’interface administrative.
Il est également possible de prolonger l’accès à la signature électronique exceptionnelement pour faire signer l’apprenant plus tard.
Non, les apprenants n’ont pas besoin de télécharger une application spécifique pour scanner le QR Code. Un simple appareil photo ou une application de lecteur de QR Code disponible sur tous les smartphones suffit.
Oui, une connexion Internet est nécessaire pour que l’émargement soit enregistré en temps réel dans SmartOF. Cependant, en cas de déconnexion temporaire, les données peuvent être récupérées une fois la connexion rétablie.
L’authenticité des signatures est garantie par le système d’émargement de SmartOF. En plus de l’enregistrement des signatures, les informations de connexion sont également collectées pour authentifier l’auteur, en fonction du mode de signature choisi (QR Code, signature électronique, etc.).
Toutes les informations sont sécurisées et cryptées, garantissant ainsi qu’elles ne peuvent pas être modifiées. Cette sécurité renforcée vous assure une traçabilité complète et une authenticité irréfutable des signatures.
Non, une fois qu’une feuille d’émargement est validée et signée, elle ne peut pas être modifiée. Cela assure l’intégrité des données et leur conformité aux exigences légales.
En revanche, il est possible d’ajouter manuellement des présences/absences en cas de besoin ou d’ajouter de nouveaux apprenants qui auraient été oubliées.
L’émargement numérique est une fonctionnalité 100 % intégrée à SmartOF, sans coût supplémentaire, quel que soit votre abonnement. Vous profitez de cette solution sans frais cachés ni options payantes additionnelles.
Avec SmartOF, l’émargement numérique par QR Code devient une solution facile, rapide et conforme à la législation pour tous vos besoins en gestion de présence. Intégrez cette fonctionnalité dès aujourd’hui pour simplifier vos processus administratifs et offrir à vos apprenants une expérience moderne et fluide.
