La gestion d'un organisme de formation peut s'avérer complexe et demande des compétences spécifiques. Malgré les meilleures intentions, il est facile de commettre des erreurs qui peuvent entraver la croissance et la réussite de l'organisme. Dans cet article, nous allons passer en revue les cinq erreurs les plus courantes à éviter pour assurer une gestion efficace d'un organisme de formation.
Une vision claire est essentielle pour la croissance de tout organisme de formation. Vous devez savoir exactement ce que vous voulez accomplir, comment et quand vous allez y arriver. Cela signifie que vous devez définir des objectifs clairs et spécifiques pour votre organisme de formation. Sans une vision claire, les objectifs à long terme peuvent être flous, ce qui peut entraîner une mauvaise allocation des ressources et une confusion dans les processus de prise de décision.
Le risque ici réside dans l'exécution et la répétition de tâches sans but précis amenant à terme à un épuisement et une démotivation. C'est également vrai et potentiellement plus problématique si vous n'êtes pas seul et que vous gérez une équipe qui subira les mêmes effets sans en être responsable.
Pour éviter cette erreur, il est important d'établir des objectifs précis dès le départ et de les communiquer clairement à tous les membres de l'équipe. Vous devez également déterminer les indicateurs clés de performance (KPI : Key Performance Indicators) qui vous aideront à mesurer votre réussite.
Aujourd'hui le numérique joue un rôle primordial dans la gestion des entreprises et les organismes de formation n’en sont pas exemptés. Investir dans la technologie peut augmenter significativement l'efficacité de votre organisme de formation à plusieurs niveaux notamment en améliorant l'expérience d'apprentissage de vos apprenants, en optimisant les temps de traitement administratifs et en facilitant le travail de vos collaborateurs.
Si vous ne disposez pas des bons outils numériques, vous risquez de vous retrouver en retard par rapport à vos concurrents. Repousser l'investissement ne fera qu'augmenter la distance avec les organismes de formations qui ont pris le virage numérique et sera de plus en plus difficile à rattraper.
Pour éviter cela vous pouvez utiliser des logiciels de gestion de la formation pour suivre les progrès des apprenants, gérer les inscriptions et gagner un temps précieux sur le traitement de l'ensemble des tâches administratives. Vous pouvez également vous doter d'outils permettant d'animer des formations à distance ou en présentiel de façon ludique en utilisant les technologies actuelles (ordinateurs, tablette, smartphones, etc.).
La réussite d'un organisme de formation dépend de sa capacité à répondre aux besoins de son public cible. Il est donc impératif d'analyser et de connaître son public cible avant de se lancer dans l'élaboration d'actions de formation. Cela signifie d'être capable de définir sa cible et une fois que cela est fait, de connaître ses besoins, ses attentes et ses moyens.
Ne pas connaître sa (ou ses) cible(s) peut entraîner une perte de temps et d'argent dans la création de formations qui ne répondent pas aux besoins des clients.
Pour éviter cette erreur, il est important de mener des recherches approfondies sur le public cible (clients) en amont mais également sur les apprenants qui vont bénéficier de vos services en leur adressant par exemple un questionnaire de satisfaction à l'issue de leur session de formation.
L'industrie de la formation est en constante évolution. Qu'il s'agisse d'évolutions réglementaires en raison des investissements publics conséquents dans ce domaine et pour lesquels le législateur entend renforcer son contrôle sur l'attribution de ces fonds, ou d'évolution des pratiques notamment pédagogiques, la formation professionnelle est un secteur en mouvement permanent.
Ne pas suivre les tendances de l'industrie peut entraîner une stagnation de l'organisme de formation voir mettre en danger l'activité même de votre organisme dans les cas les plus extrêmes. Si vous n'appliquez pas l'évolution d'une réglementation ou si vous accumulez du retard dans la mise en place de nouvelles pratiques pédagogiques, vous risquez de mettre en danger votre entreprise à court, moyen ou long terme.
Pour éviter cette erreur, il est important de suivre les tendances de l'industrie, d'assister à des conférences et de se tenir informé des développements et des innovations de la formation professionnelle. Il est également important de maintenir une veille réglementaire active pour ne louper aucune évolution qui concernerait directement ou indirectement votre activité de formation. Ces évolutions peuvent être avantageuses ou non mais dans les deux situations, l’anticipation permet de mieux réagir à ces changements.
L'évaluation de l'efficacité de la formation est essentielle pour améliorer les futurs programmes et sessions de formation. C'est d'ailleurs un des critères pour l'obtention de la certification Qualiopi.
Ne pas évaluer l'efficacité de la formation peut entraîner la création de formations inefficaces et la perte de temps et d'argent. Pour éviter cette erreur, il est important d'évaluer régulièrement l'efficacité de la formation en utilisant des outils tels que les évaluations de la formation, les commentaires des participants et les données de suivi des performances.
De la même façon, il est essentiel de récolter l’avis de vos apprenants au cours ou après chaque session pour identifier les points d’amélioration sur lesquels travailler. Cela vous permettra de proposer des formations toujours plus adaptées aux besoins de votre clientèle et public mais également de prétendre aux certifications comme Qualiopi.
