Indicateur 17 Qualiopi : Pertinence des moyens
.jpg)
L’indicateur 17 du référentiel Qualiopi évalue si le prestataire met à disposition les ressources (formateurs, équipements, locaux, supports pédagogiques) nécessaires pour répondre aux offres de formation. Tout doit être adapté pour assurer la qualité de vos prestations. Cet article vous dévoile les attentes spécifiques de cet indicateur, ainsi que des conseils pratiques pour réussir votre audit.
Présentation de l'indicateur 17
L’indicateur 17, issu du critère 4 du référentiel, se concentre sur l’adéquation de vos ressources humaines, techniques et de votre environnement d’apprentissage. Autrement dit, il s’agit de prouver que vous avez la capacité de proposer une expérience d’apprentissage optimale à vos bénéficiaires. Ce critère est commun à toutes les actions de formation. Il s’applique donc à l’ensemble de vos services, qu’il s’agisse de formations en présentiel ou à distance.
Il met l’accent sur trois aspects clés de votre dispositif de formation :
- Les ressources humaines : assurer la disponibilité d’un personnel dédié compétent et qualifié (pédagogique , administratif et un référent handicap) ;
- Les moyens techniques adaptés : fournir des équipements de pointe en lien avec les formations proposées ;
- L’environnement d’apprentissage : offrir un cadre propice à l’apprentissage. Cela inclut les locaux, les plateformes techniques, les conditions de travail ainsi que l’ensemble des ressources destinées aux apprenants.
L’objectif est clair : fournir un environnement approprié d’apprentissage, permettant à vos apprenants d’acquérir les compétences souhaitées dans des conditions idéales. Un environnement adapté, des équipements performants et un personnel qualifié sont autant d’éléments qui contribuent à la réussite de vos formations et, in fine, à l’obtention de votre certification Qualiopi.
Indicateur 17 : Quel est le niveau attendu ?
L’indicateur 17 de Qualiopi stipule que les ressources doivent être en adéquation avec les objectifs de votre formation. Il ne suffit pas d’avoir des locaux, du matériel et une équipe pédagogique ; il faut démontrer que ces moyens sont parfaitement adaptés à chaque prestation proposée. Cette exigence se décline à 2 niveaux :
- La correspondance avec les objectifs pédagogiques : chaque ressource doit être justifiée en fonction des compétences à acquérir. Les moyens déployés doivent permettre d’atteindre les résultats visés ;
- La pertinence des ressources : locaux adaptés aux méthodes pédagogiques prévues. Les équipements techniques sont en adéquation avec les pratiques professionnelles. Le personnel possède les compétences nécessaires.
Cet indicateur du Référentiel National Qualité mesure l’alignement entre vos ressources et les compétences que vous cherchez à enseigner. L’accent est mis sur la pertinence de vos moyens. Sont-ils suffisants et adaptés aux besoins spécifiques de vos apprenants ainsi qu’aux objectifs de chaque formation ?
En d’autres termes, chaque élément mis à la disposition de vos apprenants doit contribuer à leur réussite et à l’atteinte des objectifs d’apprentissage. Montrez comment vos ressources ont été soigneusement sélectionnées et organisées pour assurer une expérience d’apprentissage efficiente. L’auditeur Qualiopi évaluera la cohérence globale de votre dispositif avec vos engagements pédagogiques.
Exemple concret de l'ENCP pour l'indicateur 17
Quelles preuves apporter pour l'indicateur 17 ?
Pour réussir l’audit Qualiopi et démontrer la conformité à l’indicateur 17, vous devez fournir des preuves tangibles que vos ressources sont adéquates et alignées avec les objectifs de vos formations. L’auditeur évaluera la pertinence de vos moyens humains, matériels et d’encadrement en fonction des compétences visées.
En ce qui concerne vos locaux et la sécurité :
- Les preuves d’occupation : contrat de bail, accord de crédit-bail ou acte notarié attestant votre possession des lieux. De préférence, ces pièces doivent indiquer la conformité des espaces au regard de leur utilisation publique ;
- L’accessibilité : enregistrement public d’accessibilité démontrant que vos locaux sont accessibles aux personnes en situation de handicap, ou, à défaut, un plan d’action pour les rendre accessibles ;
- La sûreté : le dossier unique d’évaluation et d’analyse des risques professionnels (DUERP) mis à jour.
En ce qui a trait à vos ressources matérielles :
- L’inventaire du matériel pédagogique : établissez une liste détaillée et exhaustive de vos équipements (vidéoprojecteurs, tableaux blancs, ordinateurs, etc.) et joignez des photos ou des factures si possible ;
- Les équipements spécifiques : décrivez de manière détaillée les équipements spécifiques à vos formations (plateaux techniques, simulateurs, logiciels spécialisés, etc.) et justifiez leur pertinence par rapport aux objectifs pédagogiques ;
- Les plateformes d’apprentissage en ligne (LMS) : présentez vos ressources numériques, y compris l’accès Internet pour les apprenants, ainsi que les dispositifs mis en place pour l’apprentissage à distance, tels que les supports et les outils de communication ;
- La planification : un document indiquant la disponibilité des salles et des équipements, ainsi que leur adéquation avec le calendrier des formations ;
- Les ressources documentaires : description de l’espace documentaire (physique ou numérique) mis à disposition des apprenants (ressources pédagogiques, livres, revues, articles, vidéos, etc.).
Pour ce qui est de vos ressources humaines :
- Les CV et qualifications : mettez à jour votre curriculum vitae ainsi que celui des membres de votre équipe de formateurs, en y incluant les compétences et l’expérience nécessaires pour donner la formation. N’oubliez pas d’inclure les certifications, les diplômes et tout autre document justifiant leur expertise ;
- Vos supports pédagogiques : donnez des exemples de supports méthodologiques utilisés par les formateurs, afin de montrer qu’ils correspondent aux objectifs pédagogiques et aux groupes cibles ;
- Les conventions et accords : les conventions de formation, en particulier pour les formations en entreprise, et contrats de service avec les prestataires externes.
Autres aspects clés :
- Des photos et plans des locaux : facultatifs, mais utiles pour illustrer l’environnement d’apprentissage et l’aménagement des espaces ;
- Les procédures : des documents décrivant les procédures d’accueil, d’accompagnement et d’évaluation des apprenants ;
En résumé, l’objectif est de justifier, de manière claire, que chaque ressource mise en œuvre est justifiée, pertinente et contribue à la qualité de vos formations et à la réussite de vos apprenants. N’hésitez pas à adapter cette liste à vos spécificités et à anticiper les questions de l’auditeur.
Nos conseils pour réussir l'indicateur 17
Voici quelques conseils pour réussir l’indicateur 17 de Qualiopi :
- En fonction du périmètre de votre organisme de formation, fournissez un bail, un contrat de location ou un titre de propriété. Assurez-vous que ce document mentionne explicitement la conformité des locaux pour l’accueil du public. Si vous utilisez plusieurs sites de formation, fournissez les preuves nécessaires pour chacun d’entre eux.
- Si vous êtes concerné, tenez à disposition le DUERP (Document Unique Évaluations des Risques Professionnels). Préparez-vous à détailler les mesures de sécurité mises en place pour vos apprenants et votre personnel.
- N’oubliez pas de mentionner les équipements utilisés (vidéoprojecteur, ordinateur, lien vers un espace collaboratif, plateforme e-learning, etc.). Les images ou les justificatifs de ces achats renforcent l’authenticité de cet inventaire. Si vous utilisez des plateformes e-learning, des espaces collaboratifs en ligne, des logiciels spécifiques ou tout autre outil numérique, décrivez-les et expliquez en quoi ils sont utiles pour l’apprentissage. Garantissez que les apprenants ont accès aux ressources numériques nécessaires.
- Préparez la liste des CV des formateurs et soyez prêt à justifier leurs compétences et leur expérience en lien avec les formations qu’ils dispensent. Mettez de l’avant les titres, les diplômes et les compétences acquises par vos collaborateurs.
- Si vos formations ont lieu dans les entreprises (Intra), partagez des conventions de formation qui détaillent les objectifs, le contenu, les modalités et les ressources utilisées.
- Si vous engagez des sous-traitants ou des partenaires, partagez les contrats de prestation signés. Veillez à ce que ces contrats définissent clairement les rôles et responsabilités de chaque partie et assurent la qualité des prestations.
Soyez transparent sur vos ressources et expliquez leur pertinence pour vos formations. Montrez comment elles ont été utilisées et les décisions prises. L’objectif est de convaincre l’auditeur que vous avez les moyens nécessaires pour offrir une formation de qualité, et ce, afin de permettre aux apprenants d’atteindre les objectifs fixés.
Comment un logiciel de gestion peut aider sur l'indicateur 17 ?
SmartOF est un logiciel de gestion conçu pour assurer la conformité à l’indicateur 17 de Qualiopi.
Grâce à SmartOF, vous pouvez :
- Créer une base de formateurs, et enregistrer directement leur CV ou leurs antécédents dans leur fiche dédiée ;
- Utiliser les tickets pour suivre tout incident lié à vos locaux, à vos moyens techniques ou à vos formateurs. Grâce à SmartOF, ces incidents sont tracés tout comme les actions correctives que vous avez mis en place.
- Stocker des documents justificatifs dans la plateforme.
Vous centralisez ainsi toutes les informations dans une seule plateforme.
Voici un exemple concret avec SmartOF :
Au cours d’un audit Qualiopi, vous pouvez immédiatement fournir :
- Les CV et les qualifications de vos formateurs ;
- L’historique de maintenance des équipements ;
- Le DUERP ;
- La liste des équipements mise à jour ;
- Les conventions et les contrats en vigueur (conventions de formation notamment en intra) ;
- Les documents réglementaires des locaux : bail, contrat de location.
SmartOF simplifie ainsi la gestion quotidienne de vos ressources, tout en garantissant que vous disposez de toutes les preuves requises pour l’indicateur 17.
Précisions sur l'indicateur 17
Obligations spécifiques de l'indicateur 17
L’indicateur 17 de Qualiopi impose des critères spécifiques aux Bilans de Compétences (CBC).
Ces derniers doivent assurer :
- Des moyens dédiés : fournir des ressources spécifiques pour l’activité d’évaluation des compétences. Cela peut inclure des espaces, des outils et des ressources documentaires adaptés.
- Garantir la confidentialité et la discrétion : créer un environnement propice à la confidentialité des échanges entre le bénéficiaire et le consultant. L’espace doit assurer la confidentialité et la discrétion des échanges en expliquant les mesures prises pour assurer cette confidentialité (procédures, engagements de confidentialité, etc.).
- L’habilitation des intervenants : si des tests ou évaluations sont utilisés dans le cadre du bilan de compétences, l’OF doit préciser l’habilitation des personnes chargées de les administrer et fournir les justificatifs de leurs qualifications et compétences pour l’utilisation de ces outils.
Non-conformité de l'indicateur 17
Des non-conformités mineures sur l’indicateur 17 sont généralement constatées lorsque l’auditeur observe des manquements ponctuels et non systématiques dans la mise à disposition des ressources. En voici quelques illustrations :
- Des équipements manquants ou défectueux : un vidéoprojecteur en panne, un ordinateur manquant, une connexion internet défaillante sont des non-conformités mineures, s’ils n’affectent pas la formation ;
- Des locaux inadaptés ponctuellement : une salle de formation temporairement indisponible ou non adaptée aux besoins de la formation (taille, accessibilité, équipement) est une non-conformité mineure ;
- Un manque ponctuel de justificatif : L’absence de justificatif pour un équipement spécifique, ou un CV de formateur manquant peuvent être considérés comme des non-conformités mineures si la situation est isolée ;
- Des ressources inadaptées : Des ressources non adaptées à une formation spécifique peuvent entraîner une non-conformité mineure.
L’auditeur évaluera la situation dans sa globalité et tiendra compte du contexte et de la fréquence des manquements.
Attentes spécifiques pour les nouveaux entrants
Il n’y a pas d’attentes spécifiques pour les nouveaux entrants.
